PLRUUA
Pomoc pilna 24/7Umów rozmowę
Prywatność i RODO

Polityka prywatności

Informacje o tym, jakie dane są przetwarzane przez stronę advokat-varshava.pl, w jakim celu, jak długo i komu mogą być udostępniane.

Wersja obowiązująca od dnia publikacji na stronie.

1. Administrator danych

  • Administratorem danych osobowych jest Kancelaria Adwokacka Adwokat Tomasz Rogoża, prowadzona przez adw. Tomasza Rogożę.
  • Adres kancelarii: ul. Wilcza 29a lok. 7, 00-544 Warszawa. E-mail: kancelaria@adwokatrogoza.pl.
  • NIP: 5862257389. REGON: 384566209. Wpis na listę adwokatów Izby Adwokackiej w Warszawie: WAW/Adw/8513.
  • W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych można kontaktować się z Kancelarią pod adresem kancelaria@adwokatrogoza.pl albo pisemnie na adres kancelarii.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane

  • Formularz kontaktowy może obejmować: imię i nazwisko, telefon lub e-mail, temat, preferowany język odpowiedzi oraz treść wiadomości.
  • Formularz zapytania o termin konsultacji może obejmować: preferowaną datę i godzinę, imię i nazwisko, telefon, e-mail, wybrany kanał kontaktu, język rozmowy, opis sprawy oraz opcjonalnie załączone dokumenty.
  • Formularz pytania do bazy wiedzy może obejmować: kategorię pytania, treść pytania, opcjonalny e-mail oraz język strony.
  • Jeżeli użytkownik sam wpisze w formularzu lub załączy w dokumencie informacje dotyczące zdrowia, pochodzenia, pobytu, spraw karnych, postępowań, dokumentów tożsamości lub innych wrażliwych okoliczności, Kancelaria przetwarza takie dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do oceny i obsługi zapytania.
  • Serwer zapisuje dane techniczne typowe dla logów dostępowych, w szczególności adres IP lub adres proxy Cloudflare, datę i godzinę żądania, żądany adres URL, kod odpowiedzi, referer i user-agent przeglądarki lub bota.

3. Cele i podstawy przetwarzania

  • Dane z formularzy są przetwarzane w celu obsługi zapytań przesłanych przez stronę, odpowiedzi na wiadomość, wstępnej oceny sprawy, organizacji konsultacji i przekazania informacji zwrotnej. Podstawą jest podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed ewentualnym zawarciem umowy lub udzieleniem konsultacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Dane techniczne i logi są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony, diagnozowania błędów, przeciwdziałania nadużyciom, spamowi i atakom oraz ochrony praw Administratora. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Po wdrożeniu self-hosted Umami dane analityczne będą służyć wyłącznie do zanonimizowanej statystyki odwiedzin i działania strony, bez profilowania użytkowników i bez marketingowego śledzenia między stronami. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • W zakresie obowiązków prawnych, dokumentacji spraw, księgowości lub ewentualnego dochodzenia i obrony roszczeń podstawą mogą być obowiązki prawne Administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) albo prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Dane szczególnych kategorii i dane dotyczące spraw karnych

  • W przypadku dobrowolnego przesłania za pośrednictwem formularzy danych szczególnych kategorii, na przykład informacji o stanie zdrowia lub pochodzeniu, albo danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych, podstawą prawną ich przetwarzania na etapie wstępnym jest wyraźna zgoda użytkownika, wyrażona poprzez świadome przesłanie tych dokumentów (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
  • Po ewentualnym przyjęciu sprawy dane te są przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f RODO) oraz na podstawie przepisów ustawy Prawo o adwokaturze.
  • Podanie takich danych nie jest obowiązkowe do nawiązania kontaktu, ale może być niezbędne do wstępnej oceny sprawy. Należy przesyłać wyłącznie dane i dokumenty potrzebne do wstępnego rozeznania sprawy.

5. Tajemnica adwokacka i status formularzy

  • Wszelkie informacje oraz dokumenty przekazane Kancelarii za pośrednictwem strony internetowej są ściśle poufne i od momentu ich otrzymania podlegają bezwzględnej ochronie wynikającej z tajemnicy adwokackiej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze.
  • Samo wysłanie zapytania ofertowego, kontaktowego lub rezerwacyjnego za pośrednictwem formularza ma charakter wyłącznie informacyjny i nie oznacza zawarcia umowy o świadczenie pomocy prawnej.
  • Stosunek pełnomocnictwa i obowiązek prowadzenia sprawy powstają dopiero po odrębnym, wyraźnym zaakceptowaniu warunków współpracy przez Kancelarię i Klienta.

6. Dobrowolność podania danych

  • Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych i opisu sprawy Kancelaria może nie być w stanie odpowiedzieć na zapytanie lub obsłużyć rezerwacji.
  • Nie należy przesyłać danych osób trzecich ani dokumentów, które nie są potrzebne do wstępnej oceny zapytania.

7. Odbiorcy danych i podmioty techniczne

  • W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony internetowej Kancelaria korzysta z usług technicznych podmiotów zewnętrznych, którym powierza przetwarzanie danych osobowych. Podmioty te działają wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania i nie wykorzystują danych do własnych celów.
  • Do kategorii odbiorców należą dostawcy usług hostingowych i infrastruktury serwerowej, w tym Hetzner Online GmbH i cyber_Folks, na których serwerach lub usługach utrzymywana jest strona, poczta albo domena.
  • Dostęp do danych mogą mieć także podmioty i osoby świadczące usługi wsparcia IT i administracji technicznej serwerów Kancelarii, wyłącznie w zakresie niezbędnym do utrzymania i zabezpieczenia usług.
  • Ruch do strony przechodzi przez Cloudflare Inc., dostawcę usług proxy, CDN i firewall, zabezpieczającego ruch sieciowy. Cloudflare może przetwarzać dane techniczne żądań, na przykład adresy IP, nagłówki HTTP, informacje o przeglądarce i zdarzenia bezpieczeństwa.
  • Dane mogą być także ujawniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów albo z prowadzenia sprawy po jej przyjęciu przez adwokata.

8. Transfery poza Europejski Obszar Gospodarczy

  • Podstawowa infrastruktura strony i poczty znajduje się w Niemczech, czyli w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
  • W związku z wykorzystaniem mechanizmów bezpieczeństwa Cloudflare dane techniczne żądań, na przykład adresy IP i nagłówki HTTP, mogą być transferowane i przetwarzane na serwerach brzegowych zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
  • Transfer ten odbywa się zgodnie z prawem, w oparciu o zatwierdzone przez Komisję Europejską Standardowe Klauzule Umowne (SCC) oraz ramy Data Privacy Framework.

9. Okres przechowywania danych

  • Niezrealizowane zapytania kontaktowe, zapytania rezerwacyjne i załączone pliki są przechowywane przez 60 dni od ostatniego kontaktu.
  • Pytania przesłane przez formularz bazy wiedzy są przechowywane co do zasady przez 60 dni, chyba że pytanie zostanie zanonimizowane i wykorzystane jako materiał edukacyjny.
  • Logi techniczne serwera są przechowywane przez 30 dni, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa lub ochrony roszczeń.
  • Snapshoty i kopie zapasowe VPS ulegają automatycznej rotacji z nadpisaniem po maksymalnie 120 dniach. Usunięcie danych z aktywnej bazy lub katalogu uploadów nie zawsze oznacza natychmiastowe usunięcie ich z backupów, które są nadpisywane zgodnie z cyklem kopii.
  • Powyższe okresy są egzekwowane automatycznie: codzienny proces retencji usuwa niezrealizowane zapytania i załączniki po upływie okresu przechowywania oraz usuwa lub anonimizuje identyfikatory kliknięć reklamowych (gclid, parametry UTM, adres odsyłający), gdy nie są już potrzebne do pomiaru konwersji. Awaryjna kolejka wiadomości e-mail jest szyfrowana i przechowywana wyłącznie krótkotrwale, do czasu skutecznej wysyłki albo trwałego błędu.
  • W przypadku toczącego się postępowania, sporu, kontroli lub prawnego obowiązku zabezpieczenia danych („legal hold") automatyczne usuwanie i anonimizacja są wstrzymywane do czasu ustania tej podstawy.
  • Jeżeli sprawa zostanie przyjęta do prowadzenia, dalsze przechowywanie danych odbywa się poza samą stroną internetową według zasad właściwych dla dokumentacji kancelarii, tajemnicy adwokackiej, obowiązków zawodowych i przepisów prawa. Okresy przechowywania dokumentacji spraw ustala Kancelaria zgodnie z tymi zasadami; nie są one ustalane automatycznie przez oprogramowanie.
  • Dane księgowe i podatkowe, jeżeli powstaną w związku ze współpracą, są przechowywane przez okres wymagany właściwymi przepisami.

10. Cookies, zgody i analityka

  • Strona nie korzysta z narzędzi śledzących typu Meta Pixel ani Hotjar. Cookies analityczne (Google Analytics 4) i marketingowe (Google Ads) są zapisywane wyłącznie po wyrażeniu zgody w bannerze cookies wyświetlanym przy pierwszej wizycie. Do czasu wyrażenia zgody strona nie zapisuje w przeglądarce żadnych analitycznych ani marketingowych plików cookies.
  • Zgodę można w każdej chwili zmienić lub cofnąć przez link „Ustawienia cookies" w stopce strony. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
  • Planowana analityka podstawowa to self-hosted Umami utrzymywane na własnym VPS. Umami będzie wykorzystywane wyłącznie do zanonimizowanej statystyki odwiedzin i działania strony, bez cookies, bez profilowania i bez identyfikowania konkretnych osób. Podstawą prawną takiej analityki jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na poznaniu zbiorczych statystyk odwiedzin i utrzymaniu jakości strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  • Do statystyk odwiedzin strona korzysta z Google Analytics 4 (gtag). Narzędzie działa w trybie Google Consent Mode v2: bez zgody użytkownika nie zapisuje plików cookies, a pomiar odbywa się wyłącznie w formie zagregowanych, bezcookiesowych sygnałów. Po wyrażeniu zgody na cookies analityczne zapisywane są pliki cookies Google Analytics (m.in. _ga), służące do rozróżniania użytkowników i sesji. Podstawą prawną zapisu cookies analitycznych jest zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  • Do pomiaru skuteczności kampanii Google Ads strona korzysta z tagu konwersji Google (gtag). Bez zgody użytkownika tag działa w trybie Consent Mode v2 „denied": nie zapisuje plików cookies Google, nie prowadzi profilowania ani personalizacji reklam, a konwersje (np. wysłanie formularza czy kliknięcie w numer telefonu) rejestrowane są zbiorczo i modelowo, z wykorzystaniem identyfikatora kliknięcia w reklamę (parametr gclid z adresu URL). Po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe tag zapisuje pliki cookies Google służące dokładniejszemu pomiarowi konwersji i ich łączeniu z kliknięciem w reklamę. Podstawą pomiaru bezcookiesowego jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na pomiarze skuteczności reklamy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a zapisu cookies marketingowych — zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  • Dostawcą narzędzi Google Analytics 4 i Google Ads jest Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia). W związku z korzystaniem z tych narzędzi dane mogą być przekazywane do Google LLC w USA; transfer odbywa się na podstawie ram Data Privacy Framework oraz Standardowych Klauzul Umownych (SCC).
  • Cloudflare może stosować techniczne mechanizmy bezpieczeństwa konieczne do ochrony strony i ruchu sieciowego.

11. Prawa osoby, której dane dotyczą

  • Osoba, której dane dotyczą, może żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania, jeżeli przepisy przyznają takie prawo.
  • Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, może cofnąć zgodę w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
  • Żądanie można przesłać na adres kancelaria@adwokatrogoza.pl albo pisemnie na adres kancelarii.
  • Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Bezpieczeństwo

  • Dane z rezerwacji i uploady są przechowywane poza publicznym katalogiem strony. Dostęp do plików wymaga ważnego tokenu, a tokeny administracyjne wygasają.
  • Formularze korzystają z podstawowych zabezpieczeń antyspamowych, limitów rozmiaru, limitów liczby prób i pól typu honeypot.
  • Załączniki są ograniczone pod względem typu, liczby i rozmiaru. Treść załączników nie jest renderowana publicznie na stronie.